《30》雜誌曾報導IBM公司的特助計畫，總經理許朱勝從不同部門挑選4位菁英，分別跟在他身邊3個月學習如何當決策者，這是IBM培養接班人的方法。許多企業也是同樣的晉陞邏輯，能雀屏中選成特助者，常常是公司有心栽培的領袖。 特助職位不再專屬於世襲接班人，當前許多成功人士都曾擔任過特助。例如，現任英特爾總裁暨營運長歐德寧，年輕時被創辦人葛洛夫欽點為總裁特助；匯豐投資管理亞太區行政總裁裴布雷（Blair Pickerell），早年也曾是怡和集團（怡富投資前身）主席特助。高階經理人管理公司，身邊特別助理不再只是第二代，而是更具備專業能力的核心幕僚。 特助的特別歷練 特別助理的待遇不低，但工作負荷量非常大，太平洋SOGO與東森媒體集團的特助都表示手機必須24小時開機待命；也有因公事繁忙，好幾年沒休長假的例子。但媳婦熬成婆後，未來出路無限寬廣，有人另創前程，自己開公司；有的被老闆調為手下大將，專司負責統領整個部門；也有人發覺自己善於謀略，樂於維持幕僚的角色。簡而言之，歷練過特助工作，讓你有實力足以適應任何位子。但要如何才能成為特助，獲得接班候選人的證明？其工作內容是什麼？需要注意的事項為何？本期《30》雜誌特地採訪各領域特助菁英，分享他們最即時的經驗與叮嚀，並細細剖析特別助理這條路。 特助有2種 特別助理的特別之處，在於其工作「沒有固定的業務範圍」，小從提鞋、開門，大至企畫公司新開發案、溝通各部門，身份隨時在變，可以是打雜小弟，也可以是老闆的分身，但萬變不離其宗：做老闆需要的角色。 1.「執行型」特助 不過依年資與經歷的差別，在業界特助工作大致分為兩類：一是「執行型」特助，另一是「決策型」特助。「執行型」特助偏向事務性工作、不涉入決策，卻要求絕對的高效率。這類特助通常由資歷尚淺的年輕人擔任，老闆看中的是資質潛力，願意讓他跟在身邊學習磨練。 奧美廣告董事長白崇亮曾向媒體透露，他第一份工作就是擔任亞洲化學董事長衣治凡的特別助理，頂著政大企研所光環只做收發公文、會議記錄等小事，白崇亮卻甘之如飴，因為藉著看董事長批閱公文，他學習到公司運作背後的邏輯。 2.「決策型」特助 「決策型」特助是主子的核心幕僚，傳統企業最多這樣的例子，他們幾乎都是跟著老闆十數年的老臣。但近年來，不一定要在固定企業累積10年經歷，許多專業人才也能成為「決策型」特助。老闆倚賴其專業知識，針對企業的財務、行銷、公關等各領域提供建言，某些幕僚型特助甚至下轄有部門，身兼決策與執行兩功能。例如太平洋崇光百貨董事長特助賴季君，由於之前她在藝廊與基金會的工作經驗常與媒體打交道，具公關長才，特被遠東集團聘為鍾琴的特助，負責內外部公關。 當特助的3種路徑 1. 成為內部資深菁英 各家特助被發掘的過程千奇百怪，重點是得到老闆欣賞。最常見的途徑是部門主管或資深員工被拔擢，這類特助的優勢在於「即時可用」，靠著在公司的經驗與人脈，協調溝通各部門時才能勝任愉快；也因為受企業文化薰陶較久，與上級之間有共同的目標與默契。 巨大機械（Giant）的總管理室特助許立忠就是一例，在秘書的職位待了8年之久，對公司的人事部門通熟摸透，巨大機械董事長劉金標看中這點，把品牌行銷、人資調度等重任交給他，目前許立忠直接對董事長、總經理負責，還身兼好幾個部門業務。 2. 建立口碑被挖角 而有時企業必須注入活水，老闆會延攬外面人才擔任特助，此時除了專業，更重視口碑。2003年鍾琴臨時接任太平洋SOGO百貨董事長，找特助時向朋友探聽人選，才挑上賴季君。歷任亞洲藝術中心、現代畫廊、太平洋文化基金會，賴季君的歷屆老闆都成了她的口碑保證。由於先前工作內容為負責媒體接觸，去年記者蜂擁而至要求專訪董事長，她都仔細過濾篩選，以免鍾琴遭受不必要干擾。
3. 表現突出被拔擢 沒有主管經歷、沒有業界長久累積的口碑，初出茅廬的年輕人靠著優異的工作表現，仍有機會擔任特別助理。中華電信助理管理師林心如，不過30出頭就有4年的特助經驗，當初就是因為一份行銷研究報告，在會議簡報時受到長官賞識，因而拔擢為特助。歸納以上，隨時儲備自己，在老闆面前表現優異，是營造自己被拔擢為特助的不二法門。 當特助的4大條件 1. 忠誠度高 什麼是當特助必要的先決條件？巨大機械特助許立忠說：「讓老闆安心。」一位曾擔任知名出版社的特助表示：「你必須取得老闆信任！」許多特助都不約而同指出「信任」是主宰特助生涯的關鍵。 白話一點，你必須身心都服從老闆。特助首重忠誠度，誠意與正直是必要的人格特質；另外，連思維也須以主子為主，在採訪過程中，各家特助有志一同地強調「貫徹主管意志」「老闆交代的工作就是我的工作」「不陷老闆於不義」，像呼口號般，只對老闆效忠。 2. 身段柔軟 另外，身段夠軟、樂於溝通、甚至安於平淡，都是特助的隱性人格。由於位置特殊，其他同事不免聯想特助是拿著雞毛當令箭、藉皇命以令諸侯，因此低調、設身處地為同事著想都是優秀特助的行事風格，這對協助老闆有利無弊。 3. 高效率 人際間必須低調隨和，工作上，則必須讓老闆看見你的高效率。東森媒體集團董事長特助蘇啟鴻用一句話形容特助工作：「你必須有在最短時間內，看出問題、找到答案、用對方法、立刻解決的能力。」老闆要的不是一個只會反應問題的人，而是能提出建議方案並執行完成的幫手。 4. 通才 沒有人能在初擔任特助時就具備所有條件，許立忠表示，老闆就是一個挖掘不完的寶庫，站在主管的角度思考、決策，不只儲備特助應有的能力，領導者的風範、視野等素養也會累積。而賴季君認為：「特助是『通才』勝任的職位，不見得適合專才。你可以專研最有興趣的領域發展成專業，但保持彈性、吸收各類知識將有助生涯發展。」 當特助的4種態度 1. 守口如瓶 由於工作的性質，核心幕僚擁有比別人更多機會接觸公司的機密事務，許多重要資訊必須守口如瓶。曾在某出版社擔任高層主管的特助表示，拿捏說話分寸是一門必學的學問，很多機密從耳邊流過，但時機尚未成熟時不宜對同事透露。 2. 做好情緒管理 同時在處理直屬長官與公司各部門之間的意見時，不但要過濾情緒性的字眼、採用建設性的觀點來溝通，當同事在向特助抱怨公司事務時，更要能夠了解其中是否有言外之意，否則容易成為其它同事的傳聲筒，這對於個人與公司均可能造成傷害。尤其特助常需代理高層傳達事務、並參與各項會議，因此做為高層分身角色時更要謹言慎行，情緒管理亦是個重要課題。 3. 察言觀色 學會察言觀色也是必要的，對於高層的意見須能確切掌握，若不清楚時應直接詢問，切忌揣摩上意，否則很容易有弄巧成拙的情形發生。 4. 保持彈性 由於特助處理的事務十分龐雜，對於有心想要學習者是極佳的學習機會，然而有時也要負責如聯絡、倒水、甚至是提公事包等瑣碎的事情，而這些對於身段不夠軟者容易覺得不耐煩或拉不下臉。然而太平洋崇光百貨董事長特助賴季君則認為「身為特助者不要拒絕工作，心態上要像活水一般，永遠保持彈性，即使是向3歲小孩也可以學習。」 當特助的2大風險 1. 成敗全看老闆 特別助理被喻為未來領袖的敲門磚，等於是站在巨人的肩膀上學習，做特助前只會做事，當特助後是看老闆怎麼安排事。對於當核心幕僚的風險，許立忠有一番見解──「特助這個職位，不是大好，就是大壞，因為接近權力高層，若不用心學習，上面看得很清楚；假若表現得宜，也很容易受到賞識且被拔擢到更高的職位。」
另外，你要有跟著老闆跑的心理準備，老闆換人，你也可能失去工作。 2. 欠缺專業證明 尤其有些特助不負責固定部門，處理的事務常是價值鏈中看不到光環的部分，因此轉換職涯時往往拿不出具體成果。一名現任政府機關的機要人員，回憶當年擔任立委特助時，雖然擁有專業卻無執照，自覺中年危機比其他人更早來臨。 不過現在的特助大多身兼二職，既幫老闆協調事務，也下轄有部門。這類特助比較沒有職涯危機，即便所屬高層人員職務有變動，自己在這段期間所累積的無形經驗，對下一階段的職涯發展仍有極大助益。 特助的3種出路 1. 原公司擔任高階經理人 由於跟隨高層歷練過後，特助的思維、做事及決策力都優於其他競爭對手。別人只會做事，特助卻擁有觀望大局的視野，適合到公司任一部門當主管，朝向「總」字輩職務邁進。 2. 自己開公司當老闆 藉由長期貼近觀察他人的領導風範，自己實行起來便事半功倍，不須花太多時間摸索，就能成為各領域的佼佼者。例如成立意識型態廣告公司的鄭松茂董事長，就曾經擔任過華商廣告的總經理特助。 3. 繼續擔任核心幕僚 許多如金車、東元等傳統企業中的特助，一做都是一、二十年，只因他們選對了好企業、跟對好老闆。這使得他們在老闆身邊做核心幕僚，雖然沒有耀眼的光環，卻仍舊樂在其中。要是能在而立之年就投身特助一職，未來必定是個不容小覷的魅力領袖。
